Jedno od pravila uspešne poslovne komunikacije je promptno odgovaranje na mejlove. Ukoliko nisi uvek u prilici da brzo odgovoriš, predlažemo ti da na svom e-mailu uključiš opciju automatskog odgovora. Na ovaj način ćeš ispoštovati svakog ko pošalje poruku na tvoju e-mail adresu, a brzim odgovorima ćeš odavati utisak profesionalne, ljubazne i odgovorne osobe.

S obzirom na to da nam predstoji kratak predah usled nastupajućih praznika, eto prilike da isprobaš neki od naših OOO (out of office) automatskih odgovora.

Naravno, imaš svu slobodu i da samostalno kreiraš poruku, ali kako početi, šta napisati, a šta izostaviti?

Stiže pomoć u vidu naših kratkih saveta i smernica za sastavljanje automatskih odgovora u formi liste za brzo sastavljanje poruke. Takođe, ovde ti dajemo i nekoliko primera.

Šta bi tvoj automatski odgovor trebalo da sadrži?

Prvo, budi ljubazan/na i zahvali se pošiljaocu poruke.

Drugo, naglasi koliko dugo ćeš biti odsutan/na tako što ćeš jasno navesti datume (od – do) tokom kojih nećeš biti u mogućnosti da odgovaraš na mejlove.

Treće, obavesti primaoca automatske poruke da li ćeš/ i u kojoj meri proveravati svoj inboks.  Iako bismo najviše voleli da uopšte ne proveravamo našu poštu, to ponekad nije moguće, stoga je veoma važno da naglasiš kada bi primalac poruke eventualno mogao da očekuje odgovor na svoj upućeni mejl.

Četvrto, ukoliko ćeš apsolutno biti nedostupan/na za svaki vid komunikacije, možeš uputiti primaoca automatske poruke na osobu tj. mejl adresu na koju može da piše u tvom odsustvu. Takođe, za hitne slučajeve možeš da ponudiš i alternativan način da se s tobom stupi u kontakt (npr. broj mobilnog telefona).

Peto, davanje razloga za odsustvo. U većini slučajeva je dovoljno da navedeš da zbog poslovnog puta/godišnjeg odmora nećeš odgovarati na mejlove, bez potrebe da ulaziš u detalje. Često je najjednostavnija poruka ujedno i najprofesionalnija. Naravno, ukoliko su ti takve poruke bezlične, možeš svojoj da daš lični pečat, da učiniš da bude duhovita ili da tvoj automatski odgovor sadrži prigodnu ilustraciju, čestitku o praznicima i sl.

Nakon što sastaviš tekst svoje poruke, proveri još jednom sve informacije. I naravno pravopis!

Šta bi trebalo da izbegavaš prilikom sastavljanja automatskog odgovora?

Automatske poruke same po sebi umeju da izazovu frustraciju kod primaoca jer znače da će isti morati da čeka na odovor duže od planiranog. Ali isto tako, njihova sadržina ume da bude neprimerena, te u nastavku skrećemo pažnju na stvari koje treba izbegavati u automatskim porukama.

Prvo – detalji, detalji, detalji. Sjajno je to što prvi put letuješ dve nedelje u Portugalu, ali ta informacija je suvišna tvom poslovnom partneru. Takođe, preporučuje se izbegavanje izlaganje primaoca detaljima ukoliko je razlog tvog odsustva s posla zdravstvene prirode.

Drugo – činjenica je da smo svakodnevno pod velikim stresom i da s čežnjom čekamo da dođe vreme za naš godišnji odmor. Ipak, poštedimo primaoca automatske poruke na primer sledećih rečenica: „After months of hard work I have finally managed to go on my annual leave‟ ili „I am so happy I am not in the office!”. Neke stvari ipak zadrži za sebe.

Treće – slovne greške. Verujemo da jedva čekaš da se izloguješ iz mejla, ali pre toga zastani i još jednom proveri da li tvoja poruka sadrži slovne ili gramatičke greške.

Četvrto – konciznost je važna ali poruka „I’m not there‟ nije dobar primer iste. Ako nisi smislio/la bolju poruku od ove, možda je bolje da ne uključuješ opciju automatskog odgovora. Razlog je jednostavan – ovakva poruka nije od pomoći njenom primaocu.

Peto – upotreba fraze „limited access to email‟ zapravo ništa ne znači primaocu. Ako ne nameravaš ili ne znaš kada ćeš biti u mogućnosti da odgovaraš na poruke, bolje napiši da uopšte nećeš biti dostupan/na, jer ovako primaocu poruke daješ lažnu nadu da će dobiti odgovor.

PRIMERI OOO (out of office) automatskih poruka

Univerzalan odgovor

Hello,

I am truly sorry, but you have just missed me – I’ll be back soon, by {Date}. During my absence, feel free to contact {Name} at {E-mail}. He/She will be able to assist you with any issue or question you might have.

Best,

{Signature}

Automatski odgovor u slučaju odlaska na godišnji odmor

Hello,

As much as I would like to give you a quick reply, I cannot. I am on annual leave from {Date} to {Date} and I will not be able to check my mailbox regularly until I return. That is why I strongly recommend you contact {Name} at {email} for a more timely response.

Kind regards,

{Signature}

Automatski odgovor u slučaju odsustva zbog državnog praznika

Dear reader,

Thank you for your email, but our company is out of office, celebrating {holiday}.

Unfortunately, it means we will not be able to send you any reply until {Date}.

We apologize for the delay but wish you a wonderful holiday season.

Best regards,

Automatski odgovor u slučaju odsustva zbog poslovnog puta

Hi,

I am at the {event name} from {Date} to {Date}. I will be sure to check my inbox between sessions, but it might take a bit longer for me to get back to you. If you cannot wait, call me at {phone number}.

Kind regards,

{Signature}

Svi prethodno navedeni primeri imaju profesionalan i tradicionalan ton. Ukoliko pravila poslovne komunikacije u tvojoj kompaniji dozvoljavaju, svoju OOO poruku možeš da učiniš neformalnom i obojiš humorom.

Na primer:

Hello there,

I appreciate you trying to reach me, unfortunately – I am out of office sunbathing. I will be back at {Date}. It will probably take me two additional days to get used to my office and dig through hundreds of new urgent emails, before I get back to you.

Or you could contact {email} for immediate assistance. Just saying.

Kind regards

{Signature}

Kao što možeš da primetiš, primeri su dati na engleskom jeziku, ali ih možeš prilagoditi jeziku na kojem poslovno komuniciraš. Poslovni bonton pozitivno gleda i na pisanje višejezičnih OOO, ukoliko za tim ima potrebe.

Preostaje nam još da ti poželimo srećne praznike, srećan put ili lep provod na godišnjem odmoru, ali i da te obavestimo da u slučaju da poželiš da s nama kontakiraš putem mejla, pozivom naših brojeva telefona ili da nas posetiš, naš jezički centar neće raditi u periodu od 26 – 29. aprila, kao ni 01. i 02. maja.